3. 关系准则
公文语言运用遵守关系准则主要体现在遣词造句和谋篇布局方面，语言组织、结构安排都要与内容表达相关联。公文语言表达要按照不同的文种类型，结合表达的目的和要求，紧紧围绕公文的内容组织语言，并且表达的话语要互相关联。
比如协议书：“双方于×年×月×日至×日在×市经过友好协商，在平等互利的原则下，就合作投资创办出租汽车公司事宜，达成如下协议：……”以下达成协议的几条，如公司定名、性质、董事会成员、利润分配、共同遵循的法律法规等各项条款，都与创办出租汽车公司这个协议的主要目的密切相关，缺一不可，所提供的信息既适量又相关。一篇优秀的公文，其语言表达与主题的关联性越大，阅读者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，关联性越小，阅读者需要做的推理就越多，就越不容易理解，这样就影响公文执行的效率，公文也就失去了效力。
另外，公文语篇内容板块的安排也要求具有内在的逻辑相关性，语篇内容组织编排具有连贯性，信息板块之间是有机衔接的。行政公文语篇的结构方式在长期运用发展中，逐渐形成了相对固定的体式，按“阐明发文目的、缘由、依据——展开具体事项——尾语”三段式完成信息组接。
4. 方式准则
方式准则要求表达者清楚明白地说出要说的话，要简练有序，避免晦涩歧义。正如叶圣陶先生所说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”公文要尽可能写得简而得要，这也正是消极修辞的具体体现，公文语言要求做到意义明确，伦次通顺，词句平匀，安排稳密。要避免使用夸张、双关、婉曲、反语、讽喻等积极修辞手段，否则容易造成表意不准，歧义别解。尽管造成歧义的原因很多，但由此带来的影响都一样，损害了公文的表意，危害较大。例如：
你校《关于装修招待所问题的请示》收悉，经研究，不同意你校拟定的装修方案，其理由主要是目前拟定的装修标准偏低。请参照国际五星级饭店总统套间的装修标准对这一方案作出修订后再行请示。
这里滥用修辞格，文件对一个县处级招待所准备超标准装修的问题，没有正面批评，而是用了一个“反语”的修辞格，通过旁敲侧击、讽喻等间接表达了作者的意思，如此表达方式的使用不仅破坏了公文所特别需要的郑重严肃的色彩，而且给阅文者以过宽的联想余地。使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。
综上所述，在公文语篇的生成过程中，如果能够很好地贯彻“礼貌原则”与“合作原则”，就能使公文更加规范，更有效力。
（作者：贾君芳 湖北省郧阳师专中文系 来源：应用写作杂志社 《应用写作》2008年第4期）
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