1. 量的准则
量的准则，要求表达者提供的信息量正好满足当前交谈的需要，所说的话不要多于需要的信息。公文语言表达中，信息量要充足、适当，同时排除冗余信息。应观点明确，中心突出，简明扼要。请看一则国际商务发盘信函：
兹发盘中国松香ww级铁桶装1000公吨，7/8月装船，每公吨550英镑，CFR伦敦净价，付款条件是不可撤销即期信用证。上述发盘10日复到有效。
这则商务信函可谓简洁明了，精确达意，商品品名、规格、包装、数量、装运期、价格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字则文赘，损一字则意阙”。
公文语言表达要排除冗余信息，开门见山，不枝不蔓，否则会影响主题的表达。例文商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”画蛇添足，纯属多余；“你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国”恭维吹捧，偏离主题；“因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现”交代过去，言不对题；“根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求”，“我们克服暂时困难”叙述报社内部事情，于对方毫无关系。这些语句表达的信息都是多余的，赘余的信息岔开了商洽的主题，模糊了商洽的问题，影响了函件的效用。这份商洽函仅需几十个字就能够规范得体，简洁明了地讲清问题：
我社为了提高青年记者的业务能力，拟选派12名青年记者到贵校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间约为2006年2月至2007年1月。进修期间的各种费用均按贵校规定缴纳。如蒙同意，我社即派人赴贵校洽谈有关事宜。期盼得到贵校的大力支持。请研究函复。
当然，信息量不足，也影响主题的表达。例如：有一篇请示《××市税务局关于扩建资金的请示》，用了一大段文字解释急需扩建的原因，又用了一段文字解释目前解决扩建资金的难度，而对申请拨款和具体的拨款数目却只字不提，请示最核心的内容——“请示的事项”写得不够具体详细，不能让人明白。所以这篇公文是失败的。
2. 质的准则
质的准则，要求表达者说的话要力求真实。尤其是不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。在公文语言表达中，运用“质的准则”，就是力求真实准确，摒弃虚假模糊，保证事实材料的真实性和语言表达的准确性。材料真实是公文的生命，唯有真实才能使受文机关了解真实情况，掌握真实信息。早在太平天国《戒浮文巧言谕》一文中就提出，公文应“实叙其事，从某年月日以来，以何地何人证据，一一叙明，语语确凿，不得一词妖艳，毋庸半字虚浮”。《国家行政机关公文处理办法》也明确规定拟定公文要“情况确实，观点明确”。
公文表达用词要准确，少用模糊性语言，比如《××局关于购买小轿车问题的批复》：“……目前我局财政非常紧张。关于你公司购买小轿车的问题，你们酌情办理，实在急需就买一辆，不很急需就缓一缓。”这里除了公文语言运用不得体（不庄重）外，就是用词模糊，怎么“酌情”办理，批复意见不鲜明，不便于执行。
（编辑：admin）
