因此，在写作答询报告的正文时，规范的结构就是分为三部分。
第一部分是正文开头，也是报告的导语部分。它通常以引叙来函的形式作为行文背景，然后以文种的承启语作为报告主体内容和开头之间的连接。如例文中的“×月×日电函悉。现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下”。这一部分虽然只是使用两句套话，但它却是不可或缺的，套话形式下所传递的公文信息在于：第一句话讲明答询的缘由，告知对方本级机关已经全面了解了上级的询问事项和有关要求；第二句话主要是用以表明下面所要叙述的主体内容，完全是根据来电来函中提出的问询事项进行的回答，这样就能使受文者快速地进入阅知和处理公文的状态。
第二部分是正文主体，也是报告的核心部分。这一部分主要是根据上级询问的问题，具体表述有关的情况及其原因。写作时，如上级询问的事项单一，在行文时可以采用篇段合一的形式；如询问的事项较多，或者询问的事项虽然不多但要表述清楚却有一定困难时，则可以采用分层分段或分部分写作的方式逐一进行陈述。如例文中的主体部分，因为总参院校教学局将反映者的存疑之处在电函中进行了询问，因此，该协作中心就针对电函中的问题，分三个部分逐一给予回答。这三部分构成答询报告的主体，既表现了答询单位对上级所垂询问题的重视，又体现出了答询者清晰的写作思路。
第三部分是正文的结尾。答询报告的结尾比较简略，通常都使用固定结语。但由于答询报告属于专题报告类，因此它的固定结语不能随便套用其他类型报告的结语式样，而应主要使用“专此报告”或“特此报告”的形式，紧接着正文之后另起一段书写，用以表明所需回答的问题到此结束，并以此表示对上级的尊重。
在掌握结构规范的基础上，写作答询报告时尚需注意如下三个方面的问题。
一、要注意答询内容的针对性。由于答询报告的行文目的是回答上级机关或领导的疑问，以便其了解和掌握相关情况，为决策和处理问题提供依据。因此，本级机关特别是撰写报告的工作人员，在熟知对方询问问题的基础上，就要紧紧围绕其核心问题去确定答询报告的主旨，根据对方之所问，有针对性地逐一给予恰如其分的回答。而不能在报告中顾左右而言他，在关系不大的问题上详陈细述，在实质问题上却避实就虚，甚至答非所问。如例文所示，撰稿人能针对总参教学局所提到的三个问题，从复赛的前期准备到现场比赛的组织过程，从评委的提议到本单位采纳建议的考虑，从原始的比赛结果到评委最后的讨论决定，条分缕析，不枝不蔓，将三个问题回答得清楚明了，从而方便了上级领导阅知和处理。
二、要注意答询内容的真实性。内容真实是公文具有存在价值和产生社会效用的关键，答询报告也不例外。如果答询报告虽然针对上级的问题给予了回答，但给上级的答案是虚假的甚至是错误的，这就不仅仅是撰写人员能力不高、文风不正的问题，更主要的是反映出了本级机关的工作指导思想不正确，领导作风虚浮的问题。
这种答询报告所产生的后果，轻则是无法让上级掌握了解情况，不能有效处理解决问题；重则可能误导上级作出错误决定，在解决处理问题时南辕北辙、事与愿违，甚至出现无可挽回之结局。因此，在回答上级的问题时，正确的做法是有一说一，有二说二，陈述客观事实有利于人时不虚美，不利于己时也不隐恶，实事求是，使答询报告的公文信息回应达到最高的可采信度，从而实现行文目的。如例文中第二部分“关于对比赛名次的确认考虑”和“关于对复赛结果的确定情况”的回答，就是一种正确行文的范例。实事求是地说，比赛的目的就是不管选手们原本是什么水平，只要站在了赛台上，大家就必须在同一尺度下量长短，在统—评分中排名次。因此，就文中所述原因，尽管评委的建议和协作中心从顾全大局角度的考虑不无可取之处，但其实质上以照顾参赛院校的“面子”而调整比赛结果的做法，从比赛的公平公正性角度而言仍然是错误的，这一点我们无需回避。但就从保证公文内容的真实性角度来说，例文却有很好的借鉴作用。因为例文中在这两个问题的回答上客观真实，使淡然其中的—点“私虑”融化在了“公心”之中，因此，其报告的效果应该是容易让总参院校教学局采信和接受复赛结果的。
三、要注意答询办文的时效性。答询报告较之于其他类型的专题报告，由于存在上级的“问”，问的目的是要获得答案，因此也就决定了回答要快的特点。这就要求撰稿人在写作过程中必须注重答询办文的时效性。一方面是要有时限观念。上级机关或领导之所以会有电函询问某事项，大多是在处理事务或决策过程中遇到了不清不明之事，需要对相关的问题进行准确掌握或全面了解，以待在充分掌握情况的前提下排除存疑，作出决定。因此作为给上级提供“答案”的报告，在这一点上就需要给予充分的“配合”，在其规定的时限内尽快完成文稿上报。另一方面是要以短小精实的篇幅去增强时效。答询报告通常必须一次性回答清楚所有问询事项，如若为求“毫厘必清”而在答询时面面俱到，不舍弃事项的细枝末节，就势必会导致撰稿时要花费大量时间去理清“答案”间的关系从而使报告内容变得冗长，不利于阅文者尽快阅知和处理。所以要使报告有时效性，还应尽可能在取重点、抓实质内容方面下功夫，并在用语方面取精用宏，这样才能以短小精实的文字去加强答询报告的时效性。
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