2017安徽事业单位招聘文秘专业知识:办公室交往礼仪

2017-12-06 14:01 安徽事业单位招聘来源：安徽华图

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2017安徽事业单位招聘文秘专业知识:办公室交往礼仪

　　1.称呼与问候

　　问候的顺序是由尊到卑，即先问候地位高的，再问候地位低的。越是正式场合，越要按职务高低问候。社交场合，要先问候女士。通常情况下，对领导、长辈和客人用尊称或直接以交往对象的职务相称，以示身份有别、敬意有加。尤其是正式场合，一定要以官衔相称。此外，对相交不深或初次见面的客人，表示敬意应用“您”，而不要用“你”。

　　秘书人员遇到来访客人时，应立即礼貌招呼，以示重视。对于初次来访的客人，可以先介绍自己的身份，再问询对方。而对于来访过的客人，则应立即正确称呼对方并表示欢迎。如果客人进门时，秘书正在接打电话或正在与其他的客人交谈，此时应用眼神、肢体语言等请对方先就座稍候。

　　2.介绍

　　介绍是人际交往中与他人进行沟通、増进了解和建立联系的最基本、最常规的方式。主要分为自我介绍和他人介绍两种形式，具体如下：

　　(1)自我介绍。

　　凡是想了解认识对方的人应主动自我介绍。根据社交礼仪常规，自我介绍应注意时机、内容、分寸等方面的问题。公务型自我介绍的三要素是姓名、单位及其部门、所任职务或从事的具体工作。男女间自我介绍时，男士应先做自我介绍。此外，自我介绍还应该讲究分寸。单独相处时，如果时间允许的话，可以适当多说些;而在环境喧闹处，自我介绍应控制在半分钟以内，最长不超过一分钟。

　　(2)他人介绍。

　　又称第三者介绍，是经第三者为彼此不相识的双方引见的一种介绍方式。通常可由以下人员充任介绍人：社交活动中的东道主;社交场合的长者;家庭聚会中的女主人;公务交往中的公关、礼仪、文秘人员等;正式活动中的身份最高者或主要负责人员等。而为他人介绍的顺序则应遵守“尊者优先了解情况”的规则。先介绍位卑者，后介绍位尊者。具体是将晚辈介绍给长辈;把男士介绍给女士;把职务、身份低的介绍给职务、身份高的;把下级介绍给上级;把主人介绍给来宾;把后到的介绍给先来的，方便位高者优先了解位低者的情况，掌握交际中的主动权。

　　而在进行具体介绍时，被介绍者双方均应起身站立，面含微笑，目视介绍者或对方，神态庄重、专注。当介绍者介绍完毕后，被介绍者双方应依照合乎礼仪的顺序进行握手，并彼此问候。必要时，还可做进一步的自我介绍。

　　他人介绍的方式中还包括集体介绍，是指介绍者在为他人介绍时，被介绍者其中一方或双方不止一人，而是许多人。这种情况下，应遵循的主要原则有：①“少数服从多数”，即让人数较少的一方礼让人数较多的一方，一个人礼让多数人。②强调地位、身份。③人数较多双方的介绍，先介绍位低的一方，后介绍位高的一方。④进行多方介绍，应由高而低。⑤在介绍各方时，都应由高而低。

　　3.握手

　　握手是秘书接待服务中最简单的礼节。握手的标准方式是行礼时行至距握手对象约一米处，双腿立正，上身稍向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握。此时应面带笑容，目光注视对方的眼睛，平等而自然的握手姿势是两人的手掌都处于垂直状态。这是一种最普遍也是最稳妥的握手方式。根据礼仪规范，握手时双方伸手的先后次序，应当遵守“尊者决定”的原则。即应由位尊者首先伸出手来，位卑者只能在此后予以响应，决不可贸然抢先伸手。

　　4.电话的使用

　　使用电话，是同外界传递信息、保持联络的一种常规的手段。正确使用电话可以提高办事效率，给通话双方留下美好印象。而电话形象指的是人们在使用电话时，所留给通话对象以及其他在场者的总体印象。一般来说，电话形象主要由使用电话时的态度、表情、语言、内容以及时间感等方面组成。秘书人员在使用电话处理公务时，要注意以下五点：一是清楚准确;二是简短高效;三是文明礼貌;四是安全保密;五是完整记录。

　　5.名片的使用

　　名片是现代社会中一种不可缺少的交际手段，体现着一个人的身份和个性，是人格化的体现。制作名片时应注意下列内容:保证内容的真实性、基本项目齐全、重点项目突出、名片的大小和纸质要讲究、印刷规范。公务名片应包括归属单位、本人姓名、联络方式三项内容。外出时，秘书人员不仅要准备好自己的名片，还要为领导准备好名片。交换名片时应注意发放名片要有针对性，递交名片的顺序是由尊到卑，即先给地位高的人递送名片，再给地位低的人递送。递交名片时，要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端，面带笑容，注视对方，并可欠一下身，恭恭敬敬地奉上，同时说“请多指教”，“多多关照”或“今后保持联系”等。接受名片时也应用双手，并认真仔细地拿着看，并小声重复一遍名片上的名字和职务，要对对方表示谢意，郑重地把名片放入名片夹内。此外，索要名片时应委婉征询，譬如“请问以后怎么跟您联系?”对长辈可说:“请问以后怎样向您请教?”而公务场合则可直接用请求的口气说:“如方便，请留张名片，以便今后联系。”或者含蓄地问对方单位、通讯处、电话等。